Por qué ser organizado es clave en la gestión de proyectos?
Autor: Lenin Rodríguez
Publicado en: 15 de enero de 2022
Tiempo de Lectura: 4 minutos aprox.
En la actualidad existen muchos marcos de trabajo, metodologías, y procesos documentados (PMI; IPMA, PRINCE 2, Green Project Management, etc.) con diferentes grados de popularidad y aceptación en la comunidad de líderes de proyectos cuyo ofrecimiento principal es ayudarlos a gestionar proyectos para que estos sean exitosos. Para lograr ello es necesario que estos métodos permitan entender al líder del proyecto que una gestión adecuada de las constantes y variables que giran alrededor del proceso de dirección de proyectos permitirá llegar al control de este y qué en algún momento, tarde o temprano, si se siguen los lineamientos dictados, el proyecto será exitoso. Sí bien es cierto este enfoque (controlar las constantes y variables del proceso de dirección de proyectos) es muy bueno y en la vida práctica resulta de mucho beneficio para los líderes de proyectos, es importante mencionar que existe un elemento que debe ser reforzado constantemente para dirigir un proyecto. Dicho elemento es la organización. La organización es una cualidad muy atractiva en las empresas de hoy ya que detrás se esconden muchas otras cualidades como la eficiencia, eficacia y productividad. El siguiente artículo realiza una vista sobre la importancia que un líder de proyecto sea organizado, y relaciona dicha cualidad con la organización general del trabajo a ejecutar dentro de un proyecto.
Los proyectos son los sueños de una empresa, razón por la cual existen tantas expectativas alrededor de ellos. Durante el camino para volverlos realidad pueden ocurrir un sin número de eventos que podrían hacer que dichos sueños se conviertan en una pesadilla, es uno de los objetivos principales de todos los métodos y metodologías que a través de sus planteamientos los proyectos no se conviertan en un callejón sin salida. La idea es brindarte las herramientas, procesos y procedimientos necesarios para que los proyectos se alejan en mayor medida de un resultado negativo, sin embargo, hay que tomar en cuenta quien ejecuta todas estas herramientas es el líder del proyecto y su equipo. Cualquiera que sea la herramienta, método y/o metodología a utilizar apelará a la organización, por que con la organización de las actividades en un proyecto logras controlar el proyecto.
La organización es bien vista en todas empresas, permite ahorrar tiempo, establecer objetivos, secuenciar el trabajo a realizar, etc., sin embargo, esta visión solo puede ser llevada a cabo por alguien que entiende que la organización y su ejecución es un pilar. El líder de proyectos debe ser organizado. No importa la metodología que tengas, el marco de trabajo que utilices, estos pueden tener la organización como sus pilares, pero sí el líder proyecto no es organizado, el proyecto reflejará esa falta de organización y las probabilidades que tu proyecto sea un fracaso serán mucho más altas. Sí una de las claves es la organización, entonces es necesario cultivarla / fomentarla tanto a nivel personal como a nivel organizacional. En mí visión, el escenario ideal para cultivar la organización en una persona es desde los primeros años y es una responsabilidad que atribuyo a los padres. Desde la simple actividad de hacer su cama, ordenar sus juguetes, mantener su armario ordenado, hasta actividades complejas en la vida de un niño, como lo es manejar su agenda, sus actividades, sus conexiones, etc. Es necesario que ocurra a esta edad, porque esta edad es posible volverla con una competencia natural y no una competencia anidada. Esto no quiere decir que siendo adulto no puedas adquirirla, para nada, la idea va muy lejos de ese pensamiento. La única diferencia es que siendo adulto al momento de buscarla te enfrentarás a cuestionamientos como “¿Es realmente necesario?”. Haber te pongo un ejemplo: Hay personas que mantienen su habitación como sí un tornado hubiera pasado, una persona poco organizada alegará que no es necesario ordenarla, apelará a los múltiples estudios que las personas des organizadas son más inteligentes, una persona organizada lo mantendrá ordenado, lo tendrá como prioridad, y sabrá el valor de hacerlo y mantenerlo.
La organización debe ser una competencia natural, especialmente en gestión de proyectos, ¿Sabes por qué?, Es necesaria para fomentar y ejercer liderazgo. Su naturalidad contribuye proporcionalmente al liderazgo, de forma creciente y positiva. A través de mis años de experiencia, he visto que a las personas les es más fácil seguir a alguien organizado que inteligente, por ejemplo. Una persona organizada les permitirá tener la sensación qué todo está bajo control, cuando así no lo esté. Una persona organizada les permitirá ver la foto con mayor detalle, mientras que una poco organizada no dejará ver nunca los detalles, lo que pone a las personas que forman parte del proyecto en una situación de vulnerabilidad que tarde o temprano se traducirá a desconfianza y anarquía dentro de lo que se conoce como gobierno del proyecto. Si bien es cierto, hay personas que no son organizadas y que luchan día a día con serlos, lo único que puedo decirles es que estén siempre preparadas porque, así como es posible oler a los que son, también es posible oler a los que no.
En Resumen La organización como cualidad en el líder de proyectos, se torna vital porque permite adquirir poder sin dar algo a cambio. Obtener poder sin dar algo a cambio te pone siempre en ventaja, no le debes a nadie. Es un recurso propio, no depende de nada y de nadie. En algún momento necesitarás herramientas para ejercerla, pero son eso, son herramientas y nada más. Es un recurso que te permite posicionarte en cualquier ámbito, y es un recurso que te permite apalancarte siempre. La organización como apalancamiento personal y profesional es uno de los apalancamientos menos costos y más efectivos. Siempre estarás buscando hacer más con menos. El propio orden impuesto por la organización permitirá de forma natural la búsqueda continua a la mejora de los procesos y actividades, porque esta simplemente no se lleva con el desperdicio.